เอกสารจดหมายเหตุเป็นทรัพยากรสารสนเทศที่หน่วยงานผลิตขึ้นและใช้ในการปฏิบัติงาน และสิ้นสุดการปฏิบัติงานแล้ว แต่ยังไม่รับการประเมินได้ว่ายังมีคุณค่าในฐานะเป็นข้อมูลชั้นต้นที่แสดงถึงการดำเนินงานและมีการพัฒนาการของหน่วยงานนั้น ๆ ซึ่งมีความสำคัญทางประวัติศาสตร์ของประเทศ รวมถึงเอกสารที่ได้รับมอบจากบุคคลที่สำคัญของประเทศในรูปแบบลายลักษณ์อักษร โสตทัศนจดหมายเหตุ แผนผัง แผนที่ และวัสดุคอมพิวเตอร์ (สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ, 2551) หากเอกสารจดหมายเหตุเกิดการชำรุด เสียหาย หรือสูญหายขึ้น อาจส่งผลกระทบต่อบุคคล หน่วยงาน และประเทศ ซึ่งข้อมูลที่ได้อาจถูกบิดเบือนไปจากเดิม อย่างไรก็ตาม เมื่อมีการใช้งานเอกสารจดหมายเหตุก็อาจมีการเสื่อมสภาพและชำรุดเกิดขึ้น จึงเป็นสาเหตุที่ทำให้เกิดการสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุขึ้นในรูปแบบดิจิทัลที่แปลงรูปมาจากเอกสารในรูปแบบสิ่งพิมพ์ (สมบัติ พิกุลทอง และคณะ, 2564)

การใช้เทคโนโลยีของหน่วยงานที่มีการบริการจดหมายเหตุเพื่อสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุในรูปแบบดิจิทัล จำเป็นต้องมีการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการจัดการเอกสารอย่างเป็นระบบ และมีระบบการจัดการเอกสารอย่างเป็นมาตรฐาน เพื่อเก็บรักษาเอกสารซึ่งเป็นทรัพยากรที่สำคัญของหน่วยงานได้อย่างเหมาะสม ครบถ้วน และสมบูรณ์ รวมทั้งสามารถเข้าถึงและใช้งานเอกสารได้อย่างถาวร (กรมศิลปากร, 2561) หน่วยงานที่มีการบริการจดหมายเหตุจึงต้องมีการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการจัดการเอกสารมาใช้ในการสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุ ได้แก่ เครื่องสแกนเนอร์ เพื่อแปลงไฟล์เอกสารและรูปภาพให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล รวมทั้งการแปลงข้อมูลจากเทปบันทึกเสียงหรือเทปวีดิทัศน์ให้เป็นไฟล์ดิจิทัล เพื่อให้ใช้งานได้กับเทคโนโลยีปัจจุบันและสงวนรักษาในรูปแบบดิจิทัลเพื่อการใช้งานในอนาคต และรองรับการป้องกันการสูญหายของเอกสารจดหมายเหตุ (ณัฏฐา กล้าหาญ, 2564)

จากความเป็นมาและความสำคัญดังกล่าว ทำให้บุคลากรในฝ่ายหอสมุดจอห์น เอฟ เคนเนดี้ สำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ ได้เล็งเห็นถึงความสำคัญของจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตปัตตานี เช่น พระราชบัญญัติ พระราชกิจจานุเบกษา ประกาศมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ รวมถึงรูปภาพและวีดิโอที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ของมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตปัตตานี จึงมีความสนใจที่จะอนุรักษ์เอกสารจดหมายเหตุ โดยการแปลงรูปแบบข้อมูล (Preservation Reformatting) และจัดการข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลตั้งแต่การประเมินคุณค่า การจัดหมวดหมู่และเครื่องมือช่วยในการค้นหา การอนุรักษ์ และการเผยแพร่เอกสารจดหมายเหตุในรูปแบบฐานข้อมูล เพื่อช่วยในการอนุรักษ์ข้อมูลที่สำคัญโดยลดการใช้งานข้อมูลต้นฉบับที่อ่อนไหวต่อการถูกทำลายและเสี่ยงต่อการเสียหายหรือสูญหายจากการเข้าถึงเอกสารจดหมายเหตุได้โดยตรงจากผู้ใช้งาน อีกทั้งเป็นแหล่งเรียนรู้ที่จัดเก็บข้อมูลที่สำคัญทางประวัติศาสตร์ การเมือง การปกครอง เศรษฐกิจ สังคม และวัฒนธรรม

เป็นการวิจัยเชิงปริมาณ (Quantitative Research) โดยใช้รูปแบบการวิจัยและพัฒนา (Research & Development) สำหรับการพัฒนาฐานข้อมูลหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตปัตตานี ผู้วิจัยประยุกต์ใช้หลักทฤษฎีวงจรการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle)

เป็นการอนุรักษ์เอกสารจดหมายเหตุ โดยการแปลงรูปแบบข้อมูล (Preservation Reformatting) และจัดการข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลตั้งแต่การประเมินคุณค่า การจัดหมวดหมู่และเครื่องมือช่วยในการค้นหา การอนุรักษ์ และการเผยแพร่เอกสารจดหมายเหตุในรูปแบบฐานข้อมูล เพื่อช่วยในการอนุรักษ์ข้อมูลที่สำคัญโดยลดการใช้งานข้อมูลต้นฉบับที่อ่อนไหวต่อการถูกทำลายและเสี่ยงต่อการเสียหายหรือสูญหายจากการเข้าถึงเอกสารจดหมายเหตุได้โดยตรงจากผู้ใช้งาน อีกทั้งเป็นแหล่งเรียนรู้ที่จัดเก็บข้อมูลที่สำคัญทางประวัติศาสตร์ การเมือง การปกครอง เศรษฐกิจ สังคม และวัฒนธรรม

พัฒนาทรัพยากรสารสนเทศให้อยู่ในรูปแบบ Digital Collection ที่สนับสนุนการเรียนรู้ทุกช่วงวัย