วารสาร เป็นสิ่งพิมพ์ต่อเนื่องที่ฝ่ายหอสมุดจอห์น เอฟ เคนเนดี้ มีทั้งวารสารภาษาไทยและวารสารต่างประเทศ จัดให้บริการแก่ผู้ใช้บริการ ทั้งที่บอกรับและได้รับบริจาค เป็นเอกสารที่อยู่ในรูปแบบสิ่งพิมพ์เท่านั้น ซึ่งมีวารสารฉบับปัจจุบันให้บริการเฉพาะอ่านภายในห้องสมุดและวารสารฉบับล่วงเวลาสามารถยืมกลับไปอ่านที่บ้านได้ เมื่อได้รับวารสารแต่ละฉบับผู้ปฏิบัติงานนำมาคัดแยกประเภท ลงทะเบียนก่อน เตรียมตัวเล่ม ทำดัชนีวารสาร ส่งต่องานบริการเพื่อนำออกไปบริการแก่ผู้ใช้บริการได้ศึกษาค้นคว้าข้อมูลที่ต้องการ และเมื่อวารสารฉบับใหม่มาผู้ปฏิบัติงานก็จะเก็บวารสารฉบับเก่าเก็บไว้เป็นฉบับล่วงเวลาให้ผู้ใช้บริการห้องสมุดยืมวารสารกลับไปใช้ที่บ้านได้ (เป็นฉบับปลีก) และรอรวบรวมหลาย ๆ ฉบับ เมื่อเก็บวารสารฉบับล่วงเวลาได้หลาย ๆ ฉบับ ผู้ปฏิบัติงานก็จะรวบรวมแต่ละรายชื่อนำมาเข้าเล่ม เย็บเล่มใหม่  ซึ่งผู้ปฏิบัติงานจะนำมาส่งวารสารดังกล่าวจากงานบริการมาส่งที่งานซ่อมหนังสือเพื่อรวบรวมเข้าเล่มใหม่ ระหว่างวารสารเข้าเล่มใหม่ เมื่อมีผู้ใช้บริการต้องการใช้วารสารฉบับที่อยู่ระหว่างดำเนินการเข้าเล่มใหม่ ผู้ปฏิบัติงานจะต้องค้นหาให้ผู้ใช้บริการนำไปใช้ก่อน ขณะปฏิบัติงานค้นหาวารสารฉบับดังกล่าว ผู้ปฏิบัติงานประสบปัญหาค้นหาวารสารเล่มนั้น ๆ ไม่เจอ สาเหตุเนื่องจากการรับวารสารในแต่ละครั้งผู้ปฏิบัติงานไม่ได้จดรายชื่อวารสารแต่ละเล่ม และไม่จัดให้เป็นระเบียบ ไม่ได้เรียงตามตัวอักษร และปะปนกับหนังสือทั่วไปที่ส่งมาซ่อม

ในการปฏิบัติงาน ผู้ปฏิบัติงานพบว่าการรับวารสารฉบับล่วงเวลาที่ส่งมารวมเข้าเล่มใหม่ ซึ่งวางวางซ่อมปะปนกันอยู่ ไม่เป็นระเบียบเรียบร้อย ไม่เรียงตามลำดับตัวอักษร ทำให้การค้นหาเป็นไปด้วยความยากลำบาก ผู้ปฏิบัติงานจึงได้คิดวิธีการรับวารสารที่จะรวมเล่มใหม่มาทดลองใช้ดูเพื่อความสะดวกในการค้นหาได้สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น

หอสมุดจอห์น เอฟ เคนเนดี้ สำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตปัตตานี งานพัฒนาระบบสารสนเทศและเทคโนโลยีสารสนเทศ งานซ่อมและบำรุงรักษาหนังสือได้มีการให้บริการให้บริการวารสารที่อยู่ระหว่างดำเนินการ ผู้ปฏิบัติงานจึงมีแนวคิดที่จะจัดระบบการรับวารสาร เพื่อเพิ่มความสะดวกรวดเร็วให้ในการค้นหาตัวเล่มให้แก่ผู้ใช้บริการ

1. การศึกษาและวางแผน

1.1 ศึกษาขั้นตอนการทำงาน การรับวารสารในแต่ละครั้ง

1.2 รับวารสารจัดลำดับ  แยกประเภท และเขียนตามตัวอักษร

A-Z, ก-ฮ

1.3 ปรับปรุงการรับวารสารระบบเดิมดังนี้

1.3.1 เคลียร์ชั้นวางวารสารที่รับจากงานบริการที่นำมาซ่อม และนำมารวมเล่มเข้าเล่มใหม่

1.3.2 เช็คสถิติวารสารทั้งหมดที่ให้บริการในหอสมุดทั้งวารสารต่างประเทศ และวารสารภาษาไทย

1.3.3 แบ่งลำดับ และจัดกลุ่มวารสาร เพื่อความสะดวกให้การจัดเก็บ และค้นหา(กรณีมีผู้ใช้บริการ ต้องการใช้วารสารที่อยู่ระหว่างดำเนินการ)

1.3.4 พิมพ์ อักษร A-Z และ ก-ฮ เพื่อติดที่ชั้นในแต่ละชั้น

ก-ข      ค-ฌ    ญ-ท  ธ-ผ    ฝ-ม    ย-ล     ว-ส     ห-ฮ

A-Z      G-M    N-R      S-Z

1.3.5 ตัดและติดที่ชั้น ซึ่งจะเรียงจากลำดับที่  อักษร A – Z และ ก – ฮ ไปตามลำดับชั้น

1.3.6 นำวารสารที่รับจากงานบริการขึ้นชั้นตามลำดับอักษรที่จัดเรียงไว้ จากการปรับปรุงกระบวนการทำงาน

1. ช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานเมื่อรับวารสารแล้วแยกประเภทได้เร็วขึ้น
2. ค้นหาวารสารฉบับที่ผู้ใช้บริการต้องการขณะอยู่ระหว่างดำเนินการได้สะดวกรวดเร็วขึ้น
3. ประหยัดพื้นที่
4. นับสถิติจำนวนวารสารที่ส่งมาเข้าเล่มใหม่ได้
5. ทำให้วารสารอยู่เป็นระเบียบสวยงาม

ปรับปรุงกระบวนการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและสร้างความพึงพอใจแก่ผู้ใช้บริการ