การทำบัตรสมาชิก เป็นการปฏิบัติงานเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลผู้ใช้บริการที่สมัครเป็นสมาชิกหอสมุด เพื่อการเข้าใช้หอสมุดและใช้บริการต่าง ๆ ที่หอสมุดจัดให้บริการโดยมีลักษณะการปฏิบัติงานที่หลากหลาย เช่น การทำบัตรสมาชิกสำหรับบุคลากรภายใน และสมาชิกบุคคลภายนอก ประเภทยืมได้/ยืมไม่ได้ การบันทึกฐานข้อมูลสมาชิก การต่ออายุสมาชิก การแจ้งบัตรสมาชิกหาย เป็นต้น

หลังจากที่สมาชิกบุคคลภายนอก ประเภทยืมได้/ยืมไม่ได้ ร้องขอทำบัตรสมาชิกห้องสมุดที่เคาน์เตอร์ประชาสัมพันธ์ และยื่นหลักฐาน เช่น รูปถ่าย 1 นิ้ว 2 รูป บัตรประจำตัวประชาชน/บัตรนักเรียน  ผู้ปฏิบัติงานจะให้ผู้ใช้กรอกรายละเอียดลงในบัตรทะเบียน พร้อมชำระค่าบำรุงตามประเภทสมาชิก และนัดวันรับบัตร (3 ชั่วโมง) ผู้ปฏิบัติงานนำบัตรทะเบียนไปใส่ในตู้บัตรสมาชิกบริเวณเคาน์เตอร์ยืม-คืน ผู้รับผิดชอบตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วนของบัตรทะเบียน และดำเนินการพิมพ์บัตรโดยใช้ระบบการพิมพ์บัตรสมาชิกด้วยโปรแกรม PDFill PDF Editor เคลือบบัตรสมาชิก ติดบาร์โค้ด (กรณียืมได้) ส่งต่อผู้รับผิดชอบเพื่อบันทึกข้อมูลลงในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ALIST  เรียงบัตรตามประเภทสมาชิก และผู้ใช้รับบัตรสมาชิก

1. แนวทางการแก้ปัญหา และการปรับปรุง

ปัญหาที่พบในการทำบัตรสมาชิก พบว่าผู้ใช้บริการที่มาทำบัตรสมาชิกต้องการที่จะรับบัตรสมาชิกทันที เพราะต้องการยืมทรัพยากรสารสนเทศทันที จึงทำให้ผู้ใช้บริการเกิดความไม่พึงพอใจในการให้บริการ เรื่องการได้รับบัตรล่าช้า ไม่ได้ยืมทรัพยากรสารสนเทศทันที และในบางครั้งเกิดความผิดพลาดในการพิมพ์ชื่อ สกุล ต้องมีการแก้ไข พิมพ์บัตรใหม่ เพื่อลดปัญหาดังกล่าว ทางทีมผู้ปฏิบัติงานจึงได้คิดวิธีการแก้ปัญหาการทำบัตรสมาชิก

2.ขั้นตอนการปรับปรุง

เพื่อปรับปรุงและลดกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น เช่น ช่วยลดขั้นตอนการทำบัตร การจัดเก็บบัตรทะเบียนสมาชิก ลดระยะเวลาการรับบัตรสมาชิกจากเดิม ได้รับภายใน 3 ชั่วโมง เป็นรับบัตรสมาชิกได้ทันที อำนวยความสะดวก รวดเร็ว เช่น ผู้ใช้ไม่ต้องใช้รูปถ่าย 1 นิ้ว 2 รูป ไม่ต้องกรอกข้อมูลในบัตรทะเบียนสมาชิก ผู้ปฏิบัติงานจะทำการป้อนข้อมูลของผู้ใช้บริการในรูปแบบใหม่ที่ปรับปรุงขึ้น ทำให้ข้อมูลของผู้ใช้บริการ  เช่น ชื่อ -สกุล  ที่อยู เบอร์โทรศัพท์ หมายเลขบัตรประชาชน ครบถ้วน ถูกต้อง ประหยัดเวลาให้กับผู้ใช้บริการ  ทำให้ผู้ใช้บริการมีความพึงพอใจในการใช้บริการเพิ่มขึ้น และลดขั้นตอนการทำงาน มีขั้นตอนการปฏิบัติดังนี้

2.1 เมื่อผู้ใช้บริการต้องการทำบัตรสมาชิกห้องสมุด แนะนำให้ผู้ใช้ติดต่อที่เคาน์เตอร์ยืม-คืนหนังสือ

2.2 ผู้ใช้บริการแสดงบัตรประจำตัว (บัตรประชาชน ใบขับขี่ บัตรนักเรียน หรือ นักศึกษา)

2.3 ผู้ปฏบิัติงานสัมภาษณ์ผู้ใช้บริการ พร้อมออกใบเสร็จค่าบำรุงห้องสมุดตามประเภทสมาชิก

2.4 ผู้ปฏบิัติงานนำบาร์โค้ดที่กำหนดไว้ในแฟ้มการทำบัตรสมาชิก มาใช้ในการบันทึกบาร์โค้ดของผู้ใช้บริการ  พร้อมป้อนชื่อ -สกุล  ที่อยู เบอร์โทรศัพท์ หมายเลขบัตรประชาชน) ลงในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ALIST

2.5 ถ่ายรูปผู้ใช้บริการลงในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ALIST

2.6 พิมพ์บาร์โค้ดสมาชิกเพิ่มกรณีต่ออายุ / แจ้งบัตรหาย/ บาร์โคค้ชำรุด หมายเลขจาก Mis DSS

(สมาชิกประเภทบุคคลากรบรรจุใหม่) พร้อมติดที่บัตรประชาชน ใบขับขี่ บัตรนักเรียน หรือ นักศึกษา และมอบ แก่ผู้ใช้บริการ

ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ

1. สามารถลดระยะเวลา และขั้นตอนการทำบัตรสมาชิก

2. ผู้ใช้บริการมีความพึงพอใจในการใช้บริการเพิ่มขึ้น