สำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ เป็นองค์กรหนึ่งที่ให้ความสำคัญในการนำระบบฐานข้อมูลมาใช้ในการปฏิบัติงานต่างๆ เช่น งานด้านการบริหารจัดการงานห้องสมุด งานด้านการบริหารจัดการสำนักวิทยบริการ โดยงานพัสดุ สำนักวิทยบริการ เป็นงานหนึ่งในงานด้านการบริหารจัดการสำนักวิทยบริการ ได้มีการนำระบบฐานข้อมูลมาใช้จัดการกับข้อมูลที่สำคัญในการปฏิบัติงานพัสดุ ได้แก่งานด้านการจัดซื้อจัดจ้าง งานคลังวัสดุ งานทะเบียนสินทรัพย์ เป็นต้น มีการจัดเก็บข้อมูลด้านการใช้จ่ายเงินงบประมาณ การจัดซื้อจัดจ้าง การใช้ จัดเก็บ การควบคุม และบำรุงรักษาสินทรัพย์ของสำนักวิทยบริการ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้เป็นข้อมูลที่สำคัญยิ่งที่จะต้องนำไปใช้ประกอบการพิจารณาวางแผนพัฒนา  กำหนดงบประมาณ  และการบริหารจัดการสำนักวิทยบริการให้มีประสิทธิภาพ เกิดความคุ้มทุนสูงสุดในการบริหารจัดการสำนักวิทยบริการ ระบบฐานข้อมูลงานพัสดุที่งานพัสดุ สำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์นำมาใช้ในการปฏิบัติงานปัจจุบันได้มีการนำระบบฐานข้อมูลที่พัฒนาโดยหน่วยงานต่างๆ มาใช้หลายระบบ เช่น ระบบจัดซื้อจัดจ้าง ระบบคลังพัสดุ ซึ่งเป็นระบบฐานข้อมูลที่พัฒนาโดยศูนย์คอมพิวเตอร์มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตปัตตานี ระบบการเงินสามมิติ(ครุภัณฑ์) เป็นระบบฐานข้อมูลที่พัฒนาโดยศูนย์คอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตหาดใหญ่ และระบบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ เป็นระบบฐานข้อมูลที่พัฒนาโดยกรมบัญชีกลาง จะเห็นได้ว่างานพัสดุจะต้องใช้ฐานข้อมูลหลายระบบในการทำงาน เกิดความซ้ำซ้อนในการจัดเก็บข้อมูล ทำให้ต้องบันทึกข้อมูลเดียวกันในหลายระบบฐานข้อมูล เกิดความยุ่งยากสับสนในการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่พัสดุ ผู้บริหาร และบุคลากรที่มีส่วนงานเกี่ยวข้องกับงานพัสดุ

สำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ จึงมีแนวคิดที่จะพัฒนาระบบฐานข้อมูลมาใช้งานการจัดเก็บข้อมูลด้านการบริหารจัดการ ครอบคลุมทุกภาระงาน รวมถึงงานพัสดุ ซึ่งมีขั้นตอนการดำเนินงาน

1. ศึกษาปัญหาการใช้งานระบบฐานข้อมูลเดิมที่ใช้อยู่

2. วิเคราะห์ออกแบบกระบวนงานพัสดุ

3. ออกแบบระบบฐานข้อมูลงานพัสดุ

4. พัฒนาระบบฐานข้อมูล

5. ทดลองใช้งาน

6. พัฒนาปรับปรุง

7. ใช้งานงาน

8. ประเมินผลการใช้งาน

9. พัฒนาปรับปรุง

1. ได้ระบบฐานข้อมูลงานพัสดุที่เหมาะสมกับการใช้งาน

2. สามารถจัดเก็บและรายงานข้อมูลสารสนเทศด้านการพัสดุได้ครบถ้วนถูกต้อง