ระบบการลงเวลากิจกรรม 7 ส. ด้วย QR Code

ระบบการลงเวลากิจกรรม 7 ส. ด้วย QR Code

Screenshot_2018-11-28 7s Time Stamp
ID: 000369316161
ชื่อเรื่อง ระบบการลงเวลากิจกรรม 7 ส. ด้วย QR Code
ประเภท เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ผลิตภัณฑ์/กระบวนการ/บริการใหม่ สิ่งแวดล้อม 5 ส.
เสนอโดย ทับทิม บุญทอง,นิติพร สุนทรนนท์,สอปิยะ บุญตามช่วย,ซีตียารอ ยี่สุ่นทรง,นุสรา แดงสุข,พัชรี นพจนสุภาพ และกิตติศักดิ์ แก้วเนียม
ตำแหน่ง บรรณารักษ์
ฝ่าย หอสมุดจอห์น เอฟ เคนเนดี้
เสนอเมื่อ 16 พย. 2561

รายละเอียด Idea Suggestion

สภาพปัจจุบัน/ปัญหาที่พบ

กิจกรรม 7 ส.เป็นกิจกรรมหนึ่งของฝ่ายหอสมุดจอห์น เอฟ เคนเนดี้ สำนักวิทยบริการที่ได้ดำเนินกิจกรรมมาโดยตลอดในระยะเวลาหลายปีที่ผ่านมา กิจกรรม 7 ส.เป็นกิจกรรมที่มุ่งการปรับปรุงการทำงานโดยอาศัยความร่วมมือร่วมใจจากบุคลากรในองค์กรให้ปฏิบัติกิจกรรมจนเกิดเป็นนิสัย
ที่ดี มีวินัยโดยมิได้มีการบังคับ มุ่งประโยชน์แก่ส่วนรวม ในด้านความสะอาด ความเป็นระเบียบ สร้างบรรยากาศทีดีเหมาะสมในการปฏิบัติงาน และรวมทั้งสิ่งแวดล้อมของหน่วยงานเป็นสำคัญ จนกลายเป็นวัฒนธรรมขององค์กร และเป็นรากฐานของระบบคุณภาพ นอกจากนี้กิจกรรม 7 ส. ยังเป็นเครื่องมือหนึ่งในหลาย ๆ เครื่องมือที่ใช้ในการปรับปรุงการดำเนินงานของสำนักวิทยบริการ(รายงานวิธีการและผลการดำเนินงานตามเกณฑ์รางวัลคุณภาพแห่งชาติ 2560:8)

ฝ่ายหอสมุดจอห์น เอฟ เคนเนดี้ สำนักวิทยบริการได้มีการแต่งตั้งคณะกรรมการดำเนินกิจกรรม 7 ส.
ขึ้นเพื่อดำเนินกิจกรรม 7 ส.ของฝ่ายหอสมุดฯ โดยมีการแบ่งพื้นที่ความรับผิดชอบให้กับสมาชิกทุกคนในการดูแลการทำกิจกรรม 7 ส. ที่มีทั้งพื้นที่ส่วนรวม เช่นชั้นหนังสือ โต๊ะ เก้าอี้ เครื่องคอมพิวเตอร์ ฯลฯ และพื้นที่ส่วนตัวโดยบุคลากรสามารถนำเวลาการดำเนินกิจกรรม 7 ส.ไปลงเวลาการปฏิบัติงาน(LU)ได้

บางครั้งเมื่อสมาชิกได้ดำเนินกิจกรรม 7 ส.เสร็จสิ้นไปแล้ว แต่ลืมบันทึกเวลาในการปฏิบัติงาน เมื่อครบรอบในการรายงานผลการปฏิบัติงาน ทำให้เกิดปัญหาการนึกไม่ออก ทางกลุ่มเล็งเห็นปัญหาในจุดนี้ จึงนำเสนอความคิดด้วยระะบบการลงเวลาการปฏิบัติกิจกรรม 7 ส.เพื่ออำนวยความสะดวกให้แก่สมาชิกในการบันทึกเวลาในการปฏิบัติงาน หลังจากเสร็จสิ้นการทำกิจกรรม 7 ส.

แนวคิดในการสร้างสรรค์หรือแก้ไขปรับปรุง

ทางกลุ่มได้ประชุมเพื่อหาแนวทางและวิธีการ ซึ่งได้ข้อสรุปว่าจะเลือกใช้ QR Code ในการบันทึก
การลงเวลาการดำเนินกิจกรรม 7 ส. โดยจะแบ่งขั้นตอนการปฏิบัติงานของระบบออกเป็น 3 ส่วนใหญ่ๆ
ดังนี้
ตอนที่ 1 ส่วนของบุคลากรผู้ใช้ระบบ
ตอนที่ 2 ส่วนของกรรมการ 7 ส.ผู้ตรวจสอบ/ให้คะแนนผลการทำกิจกรรม 7 ส.
ตอนที่ 3 สรุปผลการประเมินกิจกรรม 7 ส.เพื่อนำเสนอผู้บังคับบัญชา

ตอนที่ 1 ส่วนของบุคลากรผู้ใช้ระบบ

บุคลากรจะสามารถสแกน QR Code หลังจากเสร็จสิ้นการทำกิจกรรม 7 ส.ในแต่ละชั้นตามจุด
ต่าง ๆ ที่ได้กำหนดไว้ทั้ง 4 จุดดังนี้
ตึกเก่าชั้น 2
ตึกใหม่ชั้น 1
ตึกใหม่ชั้น 2
ตึกใหม่ชั้น 3
ระบบจะบันทึกเวลาและคิดเป็น LU ให้โดยอัติโนมัติ

ตอนที่ 2 ส่วนของกรรมการ 7 ส. ผู้ตรวจสอบ/ให้คะแนน

เมื่อบุคลากรสแกน QR Code หลังจากเสร็จสิ้นการทำกิจกรรม 7 ส.แล้ว ระบบจะแจ้งผลไปยัง Admin ของกลุ่ม และกรรมการ 7 ส.ที่ดูแลความเรียบร้อยแต่ละชั้นก็จะไปตรวจชั้นและให้คะแนนความสะอาดทันที และระบบจะแจ้งคะแนนกลับไปให้บุคลากรได้รับทราบ

ตอนที่ 3 สรุปผลการประเมินกิจกรรม 7 ส.ตามรอบเวลา/และเพื่อนำเสนอผู้บังคับบัญชา

ผลการประเมินการให้คะแนนจะถูกเก็บไว้ทุกเดือนที่มีการทำกิจกรรม 7 ส. เมื่อครบรอบ 6 เดือนจะส่งรายงานเพื่อนำเสนอผู้บังคับบัญชาต่อไป และทางกลุ่มมีแนวคิดที่จะจัดหารางวัลเพื่อมอบให้แก่บุคลากรที่ได้รับคะแนนการทำกิจกรรม 7 ส.สูงสุด เพื่อเป็นขวัญและกำลังใจแก่บุคลากรต่อไป

หมายเหตุ :
1. ระบบจะเปิดเมื่อคณะกรรมการ 7 ส.ประกาศวันทำกิจกรรม 7 ส. (โดยปกติการทำกิจกรรม 7 ส.
ของฝ่ายหอสมุดฯ จะทำในทุกวันพุธต้นเดือน แต่จะเปิดโอกาสให้บุคลากรสามารถทำกิจกรรม 7 ส.และสแกน QR Code ได้ตั้งแต่วันพุธ-วันศุกร์เท่านั้น เพราะอาจมีบุคลากรที่ติดภารกิจ หรือลาในวันที่ทำกิจกรรม 7 ส.จะสามารถมาทำ กิจกรรม 7 ส. ได้ในวันถัดไป
2. กรณีที่บุคลากรลา หรือ เดินทางไปราชการทั้งสัปดาห์ หากประสงค์จะกลับมาทำกิจกรรม 7 ส.ในสัปดาห์ถัดไป ก็สามารถแจ้งความประสงค์มายัง คณะกรรมการกลุ่มฯ เพื่อที่จะเปิดระบบลงเวลาให้ได้

ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ

1. สมาชิกได้รับความสะดวกในการบันทึกเวลาการดำเนินกิจกรรม 7 ส.และสามารถนำผลการดำเนินกิจกรรม 7 ส. ไปรายงานผลการปฏิบัติงานเมื่อครบรอบ 6 เดือนได้
2. ผู้บังคับบัญชาสามารถตรวจสอบผลการดำเนินกิจกรรม 7 ส.ของบุคลากรได้

ความสอดคล้องกับวิสัยทัศน์สำนักฯ

การนำ QR Codeมาใช้ในการปฏิบัติงานเพื่อก้าวสู่การเป็นองค์กรบริการสารสนเทศและสื่อการเรียนรู้ที่มีการบริหารจัดการชั้นนำระดับชาติ

การนำ Idea Suggestion สู่การปฏิบัติ สามารถดำเนินการได้โดยทำงานเป็นทีมและข้ามฝ่าย

การนำ Idea Suggestion มาพัฒนาเป็นนวัตกรรม

สถานะ: เลือก
ผู้พัฒนานวัตกรรม: ทับทิม บุญทอง , นิติพร สุนทรนนท์ , สอปิยะ บุญตามช่วย , ซีตียารอ ยี่สุ่นทรง , นุสรา แดงสุข , พัชรี นพจนสุภาพ , กิตติศักดิ์ แก้วเนียม
ระยะเวลาของการสร้างนวัตกรรม: 24 สัปดาห์
ความก้าวหน้าของการสร้างนวัตกรรม: ยื่นเสนอโครงการ